В законодательстве очень много оставляется на усмотрение сторон, добавляя каждой норме фразу: «если иное не установлено договором». Иногда это играет на руку организации, иногда - нет!
Все условия договора должны быть четко прописаны. Налоговые последствия даже простого договора аренды порой могут быть плачевны для фирмы или предпринимателя.
Если арендодатель является собственником, то обязательно свидетельство о праве собственности или выписка из ЕГРП. Если арендодатель сам является арендатором данного помещения, то в договоре аренды ищите условие о субаренде. Субаренда должна быть предусмотрена в его договоре. Тогда принятие арендной платы в расходную часть будет законным.
Документальное подтверждение расходов.
Ни в налоговом, ни в гражданском законодательстве нет четкого указания на то, что арендные платежи должны подтверждаться ежемесячными актами.
Расходы арендатора на выплату арендной платы можно подтвердить следующими документами:
- договором аренды (субаренды), заключенным в письменной форме (п. 1 ст. 609 ГК РФ);
- актом приемки-передачи арендованного имущества. Как правило, нормы ГК РФ не требуют от сторон договора аренды составлять акт приема-передачи арендуемого имущества. Однако, соответствующее условие может быть предусмотрено самим договором аренды;
- документы, подтверждающие оплату арендных платежей арендодателю (платежные поручения, квитанции, счета и т.д.).
При этом стороны договора аренды не обязаны составлять ежемесячный акт об оказании услуг по договору аренды (субаренды), если договором аренды (субаренды) составление таких актов не предусмотрено.
Соответственно, затраты по аренде можно включать в расходы и без актов, при выполнении других условий (письма Минфина от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067, от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75483, от 15.06.2015 № 03-07-11/34410).
С НДС вопрос обстоит чуть иначе. «Основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету при выполнении требований, установленных пунктами 5, 5.1 и 6 данной статьи НК РФ, является счет-фактура. При этом на основании пункта 1 статьи 172 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные при приобретении товаров (работ, услуг), после принятия на учет этих товаров (работ, услуг) и при наличии соответствующих первичных документов» (письма Минфина от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067). Нет счет-фактуры – нет вычета!
Коммунальные расходы.
В рамках договора аренды существует несколько вариантов расчетов за коммунальные услуги:
- коммунальные платежи входят в состав арендной платы и не компенсируются арендодателю дополнительно.
В таком случае стороны прописывают в договоре, что расходы по содержанию сданного в аренду помещения несет арендодатель.Арендатор при таком раскладе уплачивает арендодателю только арендную плату, сумму которой он включает в состав своих расходов, а предъявленный ему арендодателем НДС ставит к вычету.
- коммунальные платежи компенсируются арендодателю отдельно от суммы арендной платы.
*Оплата коммунальных услуг производится за счет арендатора путем заключения отдельных договоров. Арендатору приходится самому заключать отдельные договоры с поставщиками коммунальных услуг, что не так удобно. Указанные затраты можно учесть в составе прочих расходов, а НДС, уплаченный в составе коммунальных платежей поставщикам услуг, может принять к вычету – при соблюдении определенных условий.
*Оплата коммунальных услуг производится за счет арендатора путем включения коммунальных расходов в арендную плату. Арендатор уплачивает коммунальные услуги как переменную часть в составе арендной платы. Арендатор выставляет счет на две позиции:
- Фиксированная часть арендной платы (изначально установлена договором).
- Переменная часть арендной платы (равна сумме расходов на оплату коммунальных услуг, потребленных арендатором).
В договоре обязательно необходимо указать, что арендная плата состоит из двух частей - фиксированной и переменной.
Арендатор в свою очередь учитывает в расходах всю арендную плату, включая фиксированную и переменную части, и принимает НДС к вычету со всей суммы.
Безвозмездная аренда.
В гражданском законодательстве нет понятия передачи недвижимости в пользование. Закон рассматривает данное действие как получение ссуды. В рассматриваемом случае это означает передачу помещения в пользу юрлица, без получения финансовой выгоды. Бесплатное использование имущества влечет за собой получение внереализационного дохода от безвозмездно полученного права на пользование имуществом . Этот доход рассчитывается оценочным путем по ст. 40 НК РФ.
Берется общая характеристика помещения, а затем статистические или рыночные данные, исходя из которых, можно узнать, сколько платится арендная плата за аналогичные объекты, субъектами хозяйственной деятельности по региону, или в конкретном населенном пункте
И если не учесть его при расчете налоговой базы по налогу на прибыль или налогу при УСНО, то ИФНС, обнаружив такое положение вещей, сделают следующее:
- доначислят налог на прибыль (налог, уплачиваемый в связи с применением УСНО) с суммы такого дохода, рассчитанной исходя из цен, по которым аналогичное имущество сдается в аренду;
- начислят соответствующие пени;
- оштрафуют за неуплату налога на прибыль ("упрощенного" налога) в размере 20% от суммы неуплаченного налога.